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　　我每天收到邮件数在50-100，to我需处理的大概是20-30，outlook需要帮我快速找到重点

　　因为从事供应链方面工作，每天大小杂事不少，outlook需要兼任待办事项列表

　　采购这职位性质特殊，经常需要翻找一年前甚至更久前的邮件来自证清白，outlook需要能快速找到历史邮件

　　最后，工作已经很忙了，工具还是简单点好，所以只用Outlook，且设置别太复杂

　　要求明确了就来看看具体实现吧

　　1. 设置好Data File，这是换工作电脑后的第一件事。设置不复杂，请自行搜outlook data file关键字。一般我每年年头会新开一个Data File，以确保邮件搜索速度不会太慢。另外的好处是本地保存，方便备份，邮箱大小无限。(To 题主，你老板就是用了这招，如果只需解决这个问题后面的进阶可以不看了)

　　2. 用好Outlook强大的排序功能以便快速找到需要的邮件。把邮件列表区拉宽直到顶部出现分类排序栏，右键这个排序栏，选field chosser，把Importance, Attachment, From, To, Subject, Received, flag这些常用的column拉出来。现在你点一下排序栏，再敲两下键盘就能快速找到某人/某时/某相同主题的邮件了(如搜索Tony给你发的邮件，只需要点From，然后键盘敲“tony"，就会自动定位到所有Tony发给你的邮件了。

　　3. 用好Outlook自带搜索。用上面这条还是没找到你要的邮件?这时候就得用Outlook的自带搜索了。搜索条件包罗万象，发件人、收件人、时间、主题、邮件内容、附件内容都可以按关键词搜，速度也不错。

　　---------------------------下面涉及的是个人工作经验，不一定适用每个人------------------------------------

　　4. 不删任何一封邮件，包括自己发的邮件。好处是任何一件事你都能找回Reference。这对迅速解决争执，避免矛盾，提高工作效率意义重大!如果你公司邮箱大小有限制请参考第一条

　　5. 邮件内容包含的事物已经完成/知晓/解决才标为已读，没做完或需要后续跟踪的一律保持未读。插小红旗写Categories设提醒时间啥的太复杂了，不适合咋们这种日理百邮的苦逼人士。什么?你说你鼠标一点就自动变已读了?2013版在Option-->Mail-->Outlook panes(reading Pane...) 第一、二个勾取消掉就行了。97版也有这功能的。

　　6. 做好邮件分类，包括自己发出的邮件。我习惯是按照工作职能分大类，比方说报表一块工作、日常业务一块工作、管理一块工作等等，大类下再分小类。我试过设Rules自动分，简单处理还是能满足的，但面对复杂工作和日均100+邮件还是不够用。为了能快速搜索并增强对邮件的记忆，我最后还是手工分类。(PS：2013版新加了功能：回复某个子文件夹下的邮件，你发出的邮件会直接进这个文件夹而不是去Sent Item。这功能省了我一半手工分类的时间，赞!)

　　好了，现在假设你收到一封邮件，5分钟内能干掉，那请在Inbox里解决(标记已读)后扔到分类文件夹中再回复掉。如果需要长期跟踪或不着急的事就保持未读扔到分类文件夹。等有大块时间了针对一个分类里的所有未读做一次性整合跟踪，效率很高。(分类/inbox上显示的有多少个未读邮件就是待办提醒)

　　做到这些，已经足够把苦逼小职员的工作做得井井有条，错落有致了。什么?大BOSS因为工作效率高赏识你要升你做苦逼小boss了?