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2016年商务英语写作辅导:证明信的措辞和结构

来源:考试网   2016-08-12【

  证明信的措辞和结构

  证明信的结构与复查询信相似,也由三个部分组成:

  ·说明来函收悉

  ·证明求职者符合其应聘职位的要求

  ·结语

  第一段

  第一段首先说明对方要求出具证明的查证信已经收悉。

  第二段

  第二段既可按优点、缺点两方面分述,也可从不同的角度介绍求职者的情况(如目前工作职责、个人品质、工作态度和工作习惯等)。

  如果想极力推荐某个人,第二段可以用这样的方式开头:

  I can recommend Ms Kamachi without the slightest hesitation.

  I can confidently recommend Mr Ho to you.

  接着细述推荐某人的原因,包括以下方面:

  个人品质 工作态度 工作习惯

  (Personal qualities) (Attitude towards work) (Work habits)

  ·Intelligence ·Enthusiasm ·Ability

  ·Trustworthiness/Honesty ·Conscientiousness ·Cooperativeness

  ·Loyalty ·Helpfulness ·Efficiency

  ·Reliability/Dependability ·Willingness ·Punctuality

  ·Popularity

  以上每一项都可以用相应的形容词描述求职者的情况。描述求职者的情况时,不能颠倒主从句的位置,这可能无意间作了负面的介绍。注意下列左右两栏句子的不同之处。

  负面印象 正面印象

  Although Ms Xu is very enthusiastic, she is sometimes slow to understand.

  While Mr Yeo is very trustworthy, he can be a little unreliable at times. Although Ms Xu is sometimes slow to understand, she is very enthusiastic.

  While Mr Yeo can be a little unreliable at times, he is very trustworthy.

  结尾段

  最后一段应对自己的意见作一总结,并用一句话恰当地结束信文。

  方法和策略

  在证明信中

  ·将事实和个人看法区分开来。证明信要求谈个人的看法,而不应把个人看法列举成好像事实一样。

  ·证明信不必过长。一般证明信的篇幅不应多过一页。只有在十分必要时才考虑增加内容

  ·在证明信上标明“机密”字样。

  ·记住,证明信中的言下之意,其实比信中直接说出的内容更为重要(参看本章证明信1)。

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