2017年自考《档案管理学》章节复习：保管工作

　　一、保管工作的含义为：

　　1、库房管理

　　2、档案流动过程中的保护

　　3、保护档案的专门措施

　　二、保管工作的任务有：

　　1、防治档案的损坏; 包括自然损坏和人为损坏。

　　2、延长档案的寿命;

　　3、维护档案的政治安全 ，防止泄密 。

　　三、基本要求

　　1、以防为主，防治结合

　　2、加强重点，照顾一般

　　3、自力更生，勤俭节约

　　4、立足长远，保证当前

　　四、意义

　　档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。为档案管理工作提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。

　　保管工作档案

　　保管的基本物质条件

　　一、档案库房

　　二、档案装具有

　　1、档案箱

　　2、档案架 活动式密集架 积层密集架(通天架)

　　3、档案柜 等

　　三、包装材料有：1、卷皮;2、卷盒

　　第七章 检索工作

　　档案检索工作的地位

　　一、检索工作在整个档案工作中的地位

　　1、 检索是提供利用的先期工作

　　档案馆(室)为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。

　　2、 检索是提高档案馆(室)工作水平的重要手段

　　3、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节

　　编制检索工具的要求和排检方法

　　一、基本要求

　　(一)全--信息存储丰富

　　(二)准--检索准确

　　(三)快--迅速

　　(四)便--检索要方便

　　二、应当注意的问题：

　　要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。

　　1、一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。

　　2、强调检索工具 按照一定的方法排列起来以供查找咨询。

　　三、排检方法

　　(一)分类法：

　　以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念 划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别 类地组成一个检索体系。

　　现又称责任者把同一个作者形成的文件线索集中在一起。

　　(二)按文号排检法：

　　即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。

　　(三)按字序排检法

　　编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。

　　1、部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。

　　2、笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。

　　3、四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。

　　4、音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。

　　(四)按地序排检法

　　按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。

　　(五)主题法

　　按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。

　　目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。

　　中国档案分类法

　　1987年出版《中国档案分类法》第一版。

　　1996年出版第二版。

　　《中国档案分类法》由编制说明和人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。

　　人民共和国档案分类表，由主表和辅助表(综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等)组成。

　　主表如：

　　CA 323 摄影

　　3231 新闻

　　3232 人像

　　3233 建筑

　　……

　　又如：

　　K 财政、金融

　　KB 金融

　　1 金融管理

　　13 利率管理

　　1311 人民币利率

　　13111 差别利率

　　《中国档案分类法》虽然设有检索方法，但手工翻阅，检索速度不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案分类法》。

　　档案著录含义

　　是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。赋予其主题标识的过程，称为主题标引。

　　表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。

　　段落符号条目著录格式如下：(见PPT)