证据收集工具

★相关知识

3.内部审计师应该采用多种方法收集业务证据,并且应该选择最适当的证据收集方法。常用的数据收集方法包括：

● 询问

● 观察

● 检查

● 证实

● 重做

● 监督

数据收集程序通常是由证据决定的。例如，电子存储数据不仅能够通过打印得到，而且也能够利用审计软件获得。收集有用的数值数据的最好办法是重新计算交易数据以验证其准确性。根据大纲要求，本节重点介绍面谈、调查问卷和检查清单三种数据收集工具。

3.1 面谈(interview)是从被审计单位、与被审计单位相关联的组织中的其他成员，以及独立单位获得审计证据的一种方法。面谈对象包括被审计单位内部人员、其他与被审计单位有联系的人员以及独立的第三方人员。

3.1.1 审计面谈界于礼节性交谈和固定地点讯问之间。和交谈一样，审计面谈应该是愉快的和轻松的。我们中的大多数人都渴望坦诚地谈论工作情况，其实这也是审计面谈所需要的。但是，和常规交谈不一样，审计面谈应该由内部审计师作出正式规划，审计面谈还涉及与面谈对象有关的风险。因此，内部审计师需要掌握大量的、能够使人们在面谈期间放松的技巧。

3.1.1.1 与讯问技术一样，审计面谈目的也是发现某些事实，但是和讯问人员不一样的是，面谈者不是特别想取得有关人员对错误做法的坦白。审计信息虽然与法律证据相似，但不是法律证据。发现法律证据(在法庭上陈述的证据)的任务最好留给讯问人员。尽管如此，内部审计师还是必须经常警惕那些在面谈背后存在的一些有关控制缺陷或舞弊行为的信息。内部审计师如果确定面谈目的是为了让面谈对象陷于窘迫境地，并且迫使其作出坦白，则有可能引起面谈对象拒绝说出自己知道的信息或者干脆就说谎。

3.1.1.2总之，内部审计师需要了解的面谈技术包括：

● 制订计划，使面谈能够有序、高效地进行;

● 与面谈对象一起创造出和谐融洽韵关系;

● 从面谈对象的角度来思考问题，争取做到心灵相通，同时要区别出讨论中哪些是事实，哪些是个人看法。

3.1.2面谈通常分为以下4种类型：

● 初步面谈(Preliminary Interview)：收集一般信息，策划未来将要进行的面谈战略。

● 事实收集面谈(Fact—gathering Interview)：主要是为了证实个别面谈者所提供的额外信息而进行的。

● 后续面谈(Follow—up Interview)：是在对事实收集面谈收集到的信息进行分析并且发现问题后进行的，目的是寻找解决问题的答案，同时测试面谈对象对内部审计师提出的新观点的接受程度。

● 退出面谈(Exit Interview)：通常指审计工作结束时举行的退出会议。在会议上，通过与被访问者进行讨论，来保证审计结论、审计发现及审计建议的正确性。

3.1.3 面谈构成要素。面谈分为开头部分、中间部分和结尾部分。面谈专家们对从面谈开始到结束所经历的所有步骤没有一个统一的定义，但是大多数专家都同意成功的面谈应该包括以下要素：

● 计划

● 开始

● 实施

● 结束

● 记录

● 评价

3.1.3.1计划面谈。只有经过周密计划，面谈才能成功收集完整的、相关的、真实的和有用的信息。在计划过程中，内部审计师需要考虑面谈中讨论的话题，因为如果目的是收集不同的信息，例如工作活动和职责方面的信息，或者目的是证实和排除怀疑发生的舞弊行为，则采用的方法是很不同的。计划过程可以被细分为7个步骤：

第1步骤，获取背景信息。

● 通过检查以前审计的工作底稿、系统记录、组织结构图、程序手册和其他相关材料，了解要谈论的活动;

● 了解面谈对象’，包括他或她的性格、经历、知识、工作职责;

● 发现可能影响面谈对象的组织或经营活动中的任何变化。

第2步骤，清楚地明确面谈目的，包括具体目标。

第3步骤，编制能够实现目标的问题。比较适合采用开放式和封闭式(“是”或“否”)问题，避免有偏见的或有导向的问题。

● 开放式问题为面谈对象提供了畅所欲言和长时间谈论某话题的机会。这样的问题能够产生一种融洽氛围，可以赢得较多时间并且较好地控制面谈内容。但是当审计师实际上想得到肯定、否定或者特殊答案时，这些问题是不适合的。

● 封闭式问题提供了一种固定模式，要求面谈对象给出是或否的答案，或者提供一段特定信息，例如数量、数据、时间等。.

● 问题不带有任何偏见，就不会提供任何线索，使人无法揣摩出审计师想要答案的。“你忘记将文件上锁了，是吗?"，这个问题是带有偏见的。“告诉我保证文件安全的程序”(开放式问题)是不带有偏见的问题。提出带有偏见的问题是审计师在面谈中最常容易犯的错误。

第4步骤，将问题按照逻辑顺序排列组织起来，使面谈按照进程有序进行，给人留下很好的印象。先从一般问题开始，然后再问特殊问题;从容易回答的问题开始。但是当怀疑存在舞弊时，有必要采用不同的方法。

第5步骤，对于比较正式的面谈，应该编制一份书面议程表，例如开始面谈，退出面谈，与高级管理层面谈。

第6步骤，制定出与每个人在公司作用相适应的目标和问题。下列人员职位不同，需要提出的问题不同：

● 高级管理层