实施面谈

　　在初步调查中，面谈是一个非常重要的调查程序和方法。内部审计师需要与审计业务相关的人员进行面对面的交流，从而获得详细、直接以及生动的各种信息。这些人员包括审计业务客户的管理层和相关职员、供应商、顾客、外部审计师、相关监督机构的人员等。通常认为，面谈是一个程序化的讨论，一个人会被问及他/她的观点、工作和其他感兴趣的问题。

　　发现事实和收集信息是内部审计的基础性工作，内部审计师在面谈的过程中同时完成这两项工作。纵观整个实地调查过程，面谈作为重要问题发现渠道和数据收集方法被广泛采用。在审计业务计划阶段，面谈的方法经常被用作：

　　方便客户高层就内部审计计划加以讨论;

　　确认负责被检查行为的管理部门;

　　区分被审计领域应该被审计的信息;

　　收集必要的补充信息;

　　对于组织中即将被审计的活动有所观察。

　　面谈的话题可以包括：

　　计划内项目的审计目标和工作范围;

　　审计工作的时向安排;

　　对此项审计业务的内部审计人力资源分配;

　　整个业务实施期间的报告过程，包括方法、时间范围以及负责人员;

　　被审计活动的业务条件和操作情况，包括管理或主要系统的最新变化;

　　管理人员所关心的事项或要求;

　　内部审计师特别关心或感兴趣的事项;

　　对内部审计部门报告程序和跟踪过程的说明。

　　访谈通常采用的是一对一的形式，建议采用面谈的形式。但是出于成本和整个行程的考虑，有时也会被迫采用小组讨论，电话访谈或电话会议的方式。

　　有效的访谈方法

　　计划阶段首次会面的沟通常常莫定了接下来审计的基调，换句话说决定了这次业务是否成功。特别的是，同管理人员的访谈常常决定了非常重要的给客户的第一印象。

　　一旦访谈结束，内部审计师应当在较短的时间内立即检查他/她的笔记并作出补充。在征得被访者的同意的情况下访谈可以做录音。但是，记录讨论过程可能会让一些人觉得害怕，阻碍他们无拘无束和充分与主动的去披露信息。进一步讲，做记录也耗费时间，而且如果涉及机密问题，决定由谁去做记录也是个问题。

　　访谈的基本方法和技巧包括：

　　准备：充分准备和组织。内部审计师应事先准备一份书面的问题列表或者是访谈指南，并预先留出记录用的空白。问题顺序应当具有逻辑性;

　　开场白：花时间准备一个合适的开场白。如果是首次会面，让对方作也做一下自我介绍;

　　开始：解释访谈的目的和时间安排。解释访谈的目的和对审计业务的作用，把这次讨论定位成大家一起合作解决问题。向大家声明访谈大约所需时间;

　　良好气氛：建立良好气氛。努力同被访谈对象建立信任，在讨论的过程中使用被访者的名字。做到亲切真诚并避免那些可能会被误解为是威胁性的评论。对于可以帮助管理层和整个组织实现目标的内部审计目标进行沟通;

　　提问：询问合适的问题。询问那些以谁、什么、何时、曾经或怎样开头的开放性问题(例如“您在组织中的角色是?”)。除非提问具体问题，避免诱导享的问题(答案已经在问题当中)和封闭式问题(答案是是或香)。诱导式的问题和封闭式问题的答案常常是是或否。努力不要让被访者有所防备;

　　听/说：仔细聆听，然后提问。不要打断别人!如果有必要，可以通过重复和解释被访者的答案来加强你的理解。如果合适，可以对被访者的反应给予一些正面反应(例如“这个程序似乎组织得不错”)。不要提前作出判断或者发表一些有偏见的言论。向客户询问对于内部审计计划有何需要补充的地方，他们的补充会对于实现预期目标很有帮助;

　　笔记记录：记录。不是强迫的情况下，努力做笔记。记录过程中，努力不要长时间不讲话或停顿;

　　肢体语言沟通：有节制的使用肢体语言信号。可以使用不开口的肢体语言 (例如微笑或者点头表示同意)去促进交流，但是小心不要过度使用，因为肢体语言也可能有相反的效果，并且会分散注意力;

　　结束：为访谈作一个正式的结尾。结束时感谢被访人员，并解释下一步的计划。

　　综上，访谈为促进相互合作和对下一步的审计业务达成管理共识提供了机会。

　　访谈对于内部审计师来讲是个好机会，因为可以：

　　通过介绍审计计划和向客户演示如何保持知情权来解释内部审计流程;

　　向客户保证会努力做到对日常经营的打扰最小化;

　　通过询问下面的问题来要求客户的参与。

　　1)这个程序看起来可行吗?

　　2)您有什么改进建议可以使程序更加顺利进展吗?

　　3)对于已经进展的审计流程您有什么意见吗?

　　内部审计师的个人风格被带入到访谈中是一件很正常的事情。但是在这种个人风格中，内部审计师应当时刻保持专业性，展开外交和保持真诚。在审计计划程序的这个阶段，保持灵活、接受所有的可能性和不贸然作出结论是一种谨慎的表现。但内部审计师绝对不可以放弃主导内部审计的权利。

　　关于有效沟通和访谈的最后一点便是练习以下“四C”法则。

　　清晰(使用客户能够明白的术语)

　　简洁(语言简短，重点突出)

　　完整(包含所有的相关信息)