自考《外国秘书工作概况》章节串讲：美国秘书工作(上)_第2页

　　④语言准确、自然;⑤不使用评语或俚语

　　12、美国法律文书的撰拟：

　　1)美国法律文书的一般要求：

　　①要用质量很高的公文纸;②页边页宽;③标题;④标题和副标题与第一段落空四行;

　　⑤段落设计便于识别;⑥标有页码;⑦准确精密，不允许有涂抹痕迹;⑧专有名词要大写;

　　⑨货币量大写，须有数词和数字两种形式，数字放在括号内;⑩避免缩写词;11避免一行末尾分开将词分开;12打印直线供签字用;13盖章;14签字线不能单独放在一页纸

　　2)常用公证书

　　3)遗嘱附录

　　4)合同或协议

　　5)代理书的撰拟

　　13、其他文字材料的撰拟：

　　1)办公室备忘录：包括标题(送至、发自、主题、日期)和正文两个主要部分

　　2)报告的撰拟

　　常用报告：①便笺体报告(内部组织使用，非正式)

　　②书信体报告(书信形式撰拟的报告)

　　③简短报告(一般处理一定范围内和简单的议题报告)

　　④正式报告(引言、正文、结尾)

　　其特点：①遵循传统的呈递报告样式;②内容复杂，涉及面广;③篇幅较长

　　3)新闻稿的撰拟：写成倒金字塔形。

　　内容：人物、事件、时间、地点、原因以及事件发生发展的重要情况

　　特点：真实性、趣味性、知识性和准确性

　　4)内部资料的撰拟

　　5)秘书写作资料的准备

　　搜集资料方法：①基本研究方法;②辅助研究方法

　　14、文字处理：使用自动打印和文体编辑设备生产打印文件的系统。

　　15、数据库管理：能够存储和管理数据库中数据的计算机软件。

　　常见数据库类型：①文件管理器;②关系数据库

　　16、邮件处理6步骤：

　　1)初步分拣(1)电报;(2)报纸、杂志;(3)信函、小册子、目录册和其它印刷品;

　　(4)网内邮包和快件、航空邮包;(5)国际邮件和商业函件;

　　2)邮件拆封

　　3)注明收件日期和钟点

　　4)进一步分拣，按轻重缓急加以分类

　　5)阅读来件

　　6)登记来件

　　17、寄发邮件6步骤：

　　1)核对地址;2)查对邮件标记;3)查对签名;4)查对附件;5)查对副本标记;

　　6)信件的拆叠和封装

　　18、文书档案的处理：

　　1)文书档案管理：指的是有计划地控制档案的制作、保持、保留、保护和保管。

　　2)文书档案的分类：①主题分类法;②地区名称分类法;

　　③与主题结合的分类法(主题——数字结合方法);

　　④由主题派生出来的“十进位制”分类法;⑤语音归档分类法;

　　⑥按年月日期归档分类法

　　3)文件的保存归档

　　4)归档步骤

　　5)编制索引：分类标准﹕①按个人的名称;②按企业的名称;③按政府和政治派别的名称;

　　6)文件档案转移的管理

　　五、文书档案资料的安全保密措施

　　1.美国的公文保密

　　①非保密U

　　②秘密C：六年后，不再列入保密范围

　　③机密S：产生两年后，降为秘密，八年后不再列入保密范围

　　④绝密TS：产生两年后，降为机密，四年后，降为秘密，十年后不再列入保密范围

　　2.美国档案的安全保密

　　3.数据信息系统的安全保密

　　来自外部的威胁﹕一是黑客;二是盗用瘾;三是破坏狂;四是销毁狂;

　　来自内部的威胁﹕一是满腹牢骚的雇员;二是竞争对手或最近离职或终止职务的雇员;

　　三是计算器系统外部用户;四是计算器编程人员;

　　五是计算器操作人员;六是计算器工程师