自考《商务交流（二）》章节重点：第10章_第2页

　　2)记录出席会议人员，收到谁的“缺席致歉”;

　　3)识别讨论题目;有条件的话，使用议程为指导;

　　4) 按照会议首先处理例行项目的惯例——宣读上次会议的备忘录并签字，备忘录提出的问题和达成的协议;

　　5) 计划基于简要题目的记录，这类标题可摘自主题，或讨论、决策和拟定行动的摘要，包括时间和参与者;

　　6) 编排每项记录的参考号;7) 跟随会议进程;8) 及时澄清重点的和含糊不清的观点;

　　9) 以摘记形式书写，避免逐字地记录，除非要求如此;10) 使用简短的句子和段落。

　　3、会议之后：1)会后立刻清楚地起草备忘录;2)与其他人核对——可能是与主席;3)在会议两天内采用清晰的格式打印;4) 仔细校对打印稿;5) 将备忘录发送给出席和原应出席会议的人员，以及任何需要知道情况的人;必要时发送修正稿;6) 仔细将备忘录存档——组织内可能有备忘录存档规定，你应当了解和执行;7) 核查对行动的监督和后续行动。

　　4、避免做的事：1) 试图主持会议和记时，指定别人记时;

　　2) 讨论速度过快，使你不能准确记录;

　　3) 在你对发言的转译中夹杂自己个人的偏见或观点

　　4)备忘录中插入太多人名;

　　5) 包括未解释的缩写和术语，潜在阅读者对此不熟悉;

　　6) 拖延起草备忘录——忘记发生了什么;

　　7)过分受成员地位影响;仅因为是你的上司，不意味着你必须记录他们说的每一个字;

　　8) 忘记确认下次会议的日期、时间和地点。

　　九、视听会议与传统会议相比，其优缺点?

　　优点：1、成本：租演播室召开一小时的电视会议比从各地召集人们一起开会要节省10倍

　　2、即时：在较短时间内通知开会;

　　缺点：1、气氛：失去大部分感觉别人身体语言等信息的能力;

　　2、交往：没有在会前和会后交谈或更多谈判的机会;

　　3、连续性：实践中，会议很呆板，因为每人不得不等候摄像机对准他们轮流发言。

　　十、召开成功的电话会议，主席的责任以及参与者的责任?

　　对主席的提示：

　　1、提前把议程传真给每个人，详细说明讨论主题和与会者情况;

　　2、同时提前用传真发送文件和需要参考的资料;保存每人的传真号码，以便于在会议期间发送必要的补充资料。

　　3、每人上线后马上点名;

　　4、对与会者讲话总是报出姓名，以保证相应的人能听到你的评论;

　　5、不时进行小结，保证使每人跟上进程;

　　6、注意哪些人尚未发言，吸引他们参与会谈。

　　对参与者的提示;

　　1、不要和别人同时讲话;发言前稍等片刻，以确认别人真正讲完了;

　　2、当你提出问题时，明确提问对象;

　　3、 总是应答别人的提问，即使你没有现成答案;

　　4、不要在同一个房间举行附带会议而未告诉主席，也不要使用你的电话的弱音和密码键。