12.即时更正

　　你可以不用等到你完成了整篇文章再修改错误，在输入的过程中，就一边输入一边进行拼写检查。用鼠标右键单击下面被加了红色下划线的单词，Word会弹出一个菜单，菜单里会列出系统认为合适的修改方法。而且Word会在它认为语法不当的词组下面加绿色下划线，前面这种方法同样也适用于这种情况。用鼠标右键点击这些词组，Word会给出一个列有修改建议的菜单。

　　Word快捷键

　　我们中间的大部分人使用Microsoft Word的频率都远远高于其他的Office软件，所以了解下面这些快捷键的使用就能够帮助你更快地使用Word，这节省了你菜单和工具条中寻找这些功能的时间，从而提高你的工作效率。

　　Ctrl+B 将所选文字变成粗体

　　Ctrl+U 为所选文字添加下划线

　　Ctrl+I 将所选文字变成斜体

　　Ctrl+L 将所选文字向左对齐

　　Ctrl+E 将所选文字或段落居中对齐

　　Ctrl+M 将所选文字或段落缩进

　　Ctrl+1 将所选文字行之间的行间距设定为一倍行间距

　　Ctrl+2 将所选文字行之间的行间距设定为两倍行间距

　　Ctrl+5 将所选文字行之间的行间距设定为1.5倍行间距

　　Ctrl+Space 自动更正

　　Ctrl+Del 删除光标右边的单词

　　Ctrl+Backspace 删除光标左边的单词

　　Ctrl+Shift+8 隐藏空格、回车标记

　　F7 进行拼写和语法检查

　　Shift+F7 使用词典

　　EXCEL

　　13.使用XP中的Smart Tags

　　Office XP中另一个具有特色的功能是Smart Tags功能，它类似智能链接，连到网站或者你电脑硬盘中的指定位置上。Excel能够识别特定的词汇，并且在它们旁边显示Smart Tag动作按钮。进入“工具”菜单中的“自动更正”选项，然后选择“Smart Tags”来查看它能够识别哪些词汇。你可以从Microsoft Office 网站上下载并安装新的Smart Tags。Smart Tags功能在Excel和Word都有。

　　14.错误检查

　　如果你同其他人共享你的Excel文件，那么能够看到他们所做的改动就非常必要。Excel 2000将带有批注的单元格用红色三角标志出来。在Excel 2000中，有一个紫色的Smart Tags指示标志，绿色标志表示该单元格中的公式可能存在错误。进入“工具”菜单，你可以在“选项”窗口中发现选项。

　　15.打开旧的宏

　　在Excel 2002中，你也许不能够打开旧的宏(来自Excel 97或者2000)，因为Excel 2002会给出安全警告提示。如果你需要使用旧的宏，进入“工具”菜单，选择“选项”，然后选择“安全性”，然后在“宏安全性”选项中选择“低”。在“可信任的来源”中，在“信任插件”和“信任Visual Basic”选项前打勾，之后你需要重新启动Windows，然后你就可以使用旧的宏了。

　　16.查看重要单元格

　　使用“查看”窗口可以监视电子表格中重要单元格的状况。点击一个包含数据的单元格，然后进入“工具”菜单，选择“审核”，然后选择“显示查看窗口”。点击“增加查看”，它将显示任何打开的工作簿的值和公式。

　　17.对单元格使用标志

　　在Excel中，你可以使用单元格的标志来代替单元格的位置坐标(比如用“Profit”代替“A6”)。进入“工具”菜单的“选项”，然后在“重新计算”中选择“接受公式标志”。

　　18.创建公式

　　通过点击位于标准工具条中的“粘贴函数”按钮(被标记为“fx”)可以创建公式。如果你从列表中选择函数，它的描述将被显示在对话框中，你也可以按“帮助”按钮以获得更多关于该函数的帮助。另一种方法是按公式输入栏前的等号标志，你会发现最近使用的函数的列表。

　　19.链接

　　如果你看到一条关于失效或者错误链接到其他工作簿或者应用程序的报错消息，你就应该进入“工具”菜单，选择“选项”，然后选择“工作簿选项”。确认“更新远程引用”选项被选中。如果你选择了“保存外部链接数据”，你就不用再担心链接失效，但是你的文件会变得体积庞大。

　　20.求和

　　使用AutoSum工具来对一列单元格求和是非常容易的，但是如何计算小计呢?这个其实也很简单。只要使用公式“=SUBTOTAL (9,B2:B10)”。9是功能代码，代表SUM，你在使用的时候需要把单元格范围根据自己的工作表情况进行修改。你可以在B11单元格使用这一公式，然后在B21使用诸如“=SUBTOTAL (9,B12:B20)”这样的公式。如果你在B22使用AutoSum工具，它就会对B11和B21单元格进行求和。

　　21.删除和清除

　　有两种方法能够清除单元格中的信息：删除和清除。点击目标单元格然后选择“删除”(或者按“Del”键或者空格键)将会删除单元格中的数值或者公式，但是格式和批注都还会保留下来。如果你想要让目标单元格恢复初始状态，就需要选择“清除”。

　　22.页面设置

　　我们很多人都会遇到一些长度超过一页纸的表格。如果你希望文件被打印出来的时候，在每页纸的顶端都有标题行，就需要做如下设置：进入“文件”菜单，选择“页面设置”，然后选择“工作表”在“顶端标题行”一栏中，按那个标有红色箭头的按钮，然后用鼠标在工作表上选择标题行，然后按“确定”。

　　23.删除批注

　　你可以一次性地删除工作表中的所有批注，比如你完成了工作，想上交一份没有任何批注的电子表格，那么你就要这样操作：同时按住“Ctrl”、“Shift”和“O” 键，这样就会选定工作表中所有含有批注的单元格。然后在其中一个单元格上点击鼠标右键，然后选择“删除批注”，然后移开鼠标，你就会发现所有的批注都消失了。