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2017年秘书资格考生必背常识:日程安排的基本要求

中华考试网   2017-09-30   【

2017年秘书资格考生必背常识:日程安排的基本要求

  日程安排主要是对领导或组织日常活动的时间和程度进行统筹计划和安排的过程。其具体要求如下。

  1.统筹兼顾

  所谓统筹兼顾,就是安排日常活动要从组织的全局出发统一筹划,又要兼顾领导的实际情况。有条不紊地做好时间的协调工作,避免发生撞车,使整个事件安排如同一个流程一样,是一个完整顺畅的动态系统。每个节点都承接了上了一个过程的成果,担负着本身过程的职责。只有统筹兼顾,才能做到有条不紊,互不冲突,提高工作效率,取得良好的工作绩效;反之,若安排不当,顾此失彼,不仅会对领导工作的效率带来消极影响,而且会给组织全局工作造成混乱。

  2.安排规范

  安排规范就是根据组织领导的分工,明确规定哪一类组织活动应由哪些领导参加,避免出现随意性,注重实效,克服形式主义。

  3.效率原则

  日程表的安排要体现效率原则。作为一个组织,时间会产生很多变数,组织或企业发展到一定阶段,必然会出现各类问题叠加的情况。于是,缺乏效率的日程安排就会使组织框架试图去适应这种变化,从而变得日益臃肿,组织的命令系统逐渐失灵,导致大量未经删选或毫无意义的信息淹没组织高层。因此,秘书在安排领导日程时要注意使整个日程安排有助于提高组织工作效率,设计的工作日程要很清楚。

  4.突出重点

  采用ABCD法则,与完成中心工作有直接联系或重要的活动,要优先安排,加以保证,以便领导集中精力办大事,防止领导疲于奔命,力戒形式主义。ABCD法则中的A是指先做重要而紧急的任务;再作重要而不紧急的任务,即B类事务;后作紧急而不重要的工作,即C类事务;再处理D类,可做可不做的事务。只有这样,才能提高效率,充分利用时间,合理分配精力,完成工作任务。

  5.留有余地

  安排领导的时间要留有余地,不要安排得过于紧密,要给领导空隙时间。

  6.适当保密

  领导的日程安排,一般都是自制成一览表的形式。日程表给领导一份,给秘书科长和其他领导一份,再就是有关科室和司机一份。不过,给科室和司机的日程表,内容不能太详细,以防泄密。

  7.事先同意

  在安排领导的日程表时,不论是一般的工作还是重要的工作,都要事先得到领导的同意。

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