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2017年秘书资格证《秘书心理学》案例分析

中华考试网   2017-10-22   【

2017年秘书资格证《秘书心理学》案例分析

  三个女秘书的绝活

  【案例】

  某大型公司驻上海分公司首席秘书Monica

  年龄:不详(据笔者目测,30岁左右)

  月薪:不愿透露(笔者估计7000元以上)

  化妆:适度

  裙子长度:有轻度关节炎,很少穿裙子

  传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的,而我想澄清的是这是一种认识上的误区。目前上海经济发展势头很好,外资企业越来越多,秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节。所谓“行行出状元”,秘书也是一门职业,不谦虚地讲,我认为自己也可以算是这一行里的“状元”之一。我是首席秘书,也叫一秘,那势必就有二秘、三秘,这是从职务大小、责任范围和公司地位来划分的。我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质。

  秘书是工作在老板身边最亲近的人,老板出差不便看邮件时,我们要处理一些文件,有时需要立即替他批复。所以一个好秘书,除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外,还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力。这些有时候需要多年的锻炼和培养。

  还有一点,我时刻提醒自己要保持一颗平常心。作为一秘,责任越大权力也就越大,我的确处于“一人之下”的地位,但实际上和公司其他员工是平等的。要在老板和同事两头之间做到平衡,人际关系才不会有很大问题。不能给人一种盛气凌人的感觉,要具有亲和力。虽然“不想当将军的兵不是好兵”,但不能忘记秘书的天职,越权的事情是绝对不能做的,否则结果就是被扫地出门。

  最后,要讲究公私分明。千万别搞老板秘书恋,真正的好秘书是不会依仗这种手段在职场上攀升的。

  【案例二】

  某文艺传媒公司行政助理Jessy

  年龄:22

  当时月薪:2800~3000元

  化妆:淡妆

  裙子长度:性格因素不穿裙子

  时常听到一些对秘书的普遍性描述:聪明、细心、谨慎、考虑周到。除此之外,秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力;能提

  出有创造性的建议,并且凡事懂得分出轻重。而在我看来,最为重要的是交际和沟通能力。

  我和领导在一间办公室,但是客户们一进门先瞅见我,形象当然很重要。其实不用穿得很时尚、另类,只要大方得体就行,仪表看上去舒服即可。我的工作要求我有很好的沟通能力,不仅要和客户打交道,还要和公司内部的人员保持良好的人际关系。领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁,夹在上下两级之间,一定要寻求到好的一个平衡点,正确传达领导的意思表示,不能让双方产生不必要的误会和矛盾。

  做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、操办琐碎的事务,其实还要求人员有较广的知识面。我首先和客户交际,代表的是公司形象,出了洋相就是抹公司的黑。工作中碰到棘手的问题,要采取主动性,积极面对,体现出能力才能被领导器重。在我的工作中,难以避免要打电话去催客户支付费用,说得难听点有点“讨债”的味道,但这是我工作的一部分,不得不直面。现在我也习惯了这些事务,总结了一套经验技巧,这也是一种沟通的经验技巧。

  【案例三】

  某化妆品公司文秘:艾小姐

  年龄:26

  当时月薪:3000~3500元

  化妆:淡妆,必用自己公司的化妆品

  裙子长度:及膝

  我曾经在一家公司做文秘,老板是个台湾人。工作辛苦点就算了,最怕上司是个好色的半老头。当我发现他想占自己便宜时,深觉女秘书不好当,特别碰着这么一个上司,自己再怎么端庄严谨,有时候也很无奈!上司不好伺候,更不好得罪,那时我就隐隐意识到潜在的危机:万一工作出了什么纰漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相威胁,要么就被炒鱿鱼。我不会因为想保住工作而失去原则,毕竟我知道我是为了什么而工作,所以我开始暗地寻找机会跳槽。一个月后,我就递交了辞呈。

  现在我的老板是女的,让我安心许多。我的工作重心是安排一些重大的会议和活动、衔接好各种差旅日程、起草财务或者人事方面的报告、有时候帮老板做一些决定。

  不涉及切身利益和个人尊严的小事,何必与老板斤斤计较?调整好心态工作起来也不会庸人自扰了。当然,不同的老板情况也不同。秘书的工作使我的性格得到一点一点地磨练,面对大量繁琐的工作,我学会了适应和调整,渐渐觉得自己变得细心严谨、平和宽容起来。

  【小结】

  1、有些事要想到上司前边虽然你要听上司布置工作,但有些事,秘书要想在上司前边,当好上司参谋。这样,上司才会感到你是个好秘书。

  2、上司布置的工作要提前交卷如写材料、搞调查等,一定争取提前一点完成,对于按照要求完不成的任务,要提前向上司打招呼,使上司早有安排,免得被动。

  3、注意保密工作秘书和在上司身边工作的职员,知道好多机密事情,有的事要比其他员工早一些时候知道,一定注意保密,不能为了显示自己的优越,随意乱说。泄密的秘书是不称职的,而且会给上司添麻烦的。

  4、负责做上司与他人的沟通工作当上司与另外上司或其他人发生矛盾时,做秘书工作的不能在上司面前火上加油,而要做上司的思想工作,使其消气,并为上司向他人沟通,使矛盾尽快消除,别人会以为秘书的行动是受他的上司指使的。

  5、平时多给上司提供资料上司比较忙,有一些材料顾不上看,秘书就要将有关资料及时提供给上司,这会对他的决策有参考价值。

  6、 善于听取上司意见对上司的批评或要求,要认真听取,不要因小事而同上司翻脸。有不同意见,可慢慢与上司沟通。

  7、不要轻易在上司面前告别人的状轻易告别人的状,影响上司对他人的看法,如果看错了人,上司会从内心埋怨秘书。最好,只同上司谈某些工作,不做那种议论是非的事。

  8、不向上司提过高的有利于自己的要求有的要求会使上司为难,如果办不成,以后上司会过敏地认为你不满意了,即便办成,影响也不好。

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