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2017秘书资格证考试常识:档案的转移

中华考试网   2017-05-04 19:42:03   【

2017秘书资格证考试常识:档案的转移

  我们每天都会产生大量的文件,而在这个“寸土寸金”的社会里,我们的办公室没有多余的空间存放这么多的纸质档案,因此要把它们转移到指定的贮藏室里,需要用时再取出。转移档案要制定一个周密的计划,并且要有很多的步骤,这样才能安全容纳大量资料。

  1.在转移之前计划好新的档案。

  2.如果全部档案都要转移,文件抽屉里只留下导引卡,要为新的档案提前准备好文件夹,文件夹的标签上使用与以前文件夹不同的颜色标明日期和主题。

  3.如果留下文件夹和导引卡,要准备一套文件夹装转移抽屉里的材料,在这些文件夹上贴上与原来的档案相同的标签并提前作好转移准备。

  4.如果有足够的空间,可以让准备转移的档案在办公室里再放几个星期,直到新的档案中积累了足够的参考资料。

  5.确保贮藏室有足够的空间和适合的环境存放旧档案。

  6.为避免影响正常的办公室工作,要在制定转移计划的几个小时之内完成整个转移过程,这时不妨多找几个人来帮忙,分工合作,既高效又保持工作质量。

  7.在所有转移文件或盒子上贴上标签,写明档案的内容、日期等内容以便认读时方便省时。

  8.把转移的档案或盒子捆紧,并在运送过程中确保安全。

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