职称计算机考试用友财务教程：制作会计报表的流程

　　制作会计报表的流程

　　如果系统内置的标准报表不能满足您的需要，用户可以按照下述流程自己制作报表，一般来讲在下面讨论的制表流程步骤中，第l、2、4、7步是必须的，因为要完成报表处理，一定要有启动系统建立报表、设计格式、数据处理、退出系统这些基本过程。

　　1.启动UFO，建立报表

　　单击Windows95系统桌面上的【开始】，依次指向【程序】、【用友财务及企管软件UFERPM8.10】、【财务系统】，最后单击【UFO表】，启动UFO报表系统。首先是选择账套和会计年度，确认后，进入UFO报表系统，选择【文件】菜单中的【新建】命令或单击【新建】图标后，建立一个空的报表，默认表名为report1，并进入格式状态。这时可以在这张报表上开始设计报表格式，在保存文件时可以用自己的文件名给这张报表命名。

　　2.设计报表的格式

　　报表的格式设计在格式状态下进行，格式对整个报表都有效，包括以下操作：

　　(1)设置表尺寸。定义报表的大小即设定报表的行数和列数。

　　(2)输入表内文字。包括表头、表体和表尾(关键字值除外)。在格式状态下定义了单元内容的自动默认为表样型，定义为表样型的单元在数据状态下不允许修改和删除。

　　(3)确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等。

　　(4)定义行高和列宽。

　　(5)定义组合单元。即把几个单元作为一个单元使用。

　　(6)设置单元风格。设置单元的字形、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。

　　(7)设置单元属性。把需要输入数字的单元定为数值单元;把需要输入字符的单元定为字符单元。

　　(8)画表格线。

　　(9)设置可变区。即确定可变区在表页上的位置和大小。

　　3.定义各类公式

　　公式的定义在格式状态下进行，计算公式定义了报表数据之间的运算关系，可以实现报表系统从其他子系统取数。在报表单元中键人“=”就可以直接定义计算公式，所以称为单元公式。审核公式用用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确，需要用【审核公式】菜单项定义。舍位平衡公式用于报在数据进行进位或小数取整时调整数据，避免破坏原数据平衡，需要用【舍位平衡公式】菜单项定义。

　　4.报表数据处理

　　报表格式和报表中的各类公式定义好之后，就可以输入数据并进行处理了。报表数据处理在数据状态下进行。包括以下操作：

　　(1)新建的报表只有一张表页，需要追加多个表页。

　　(2)如果报表中定义了关键字，则输入每张表页上关键字的值。例如录入关键字“单位名称”的值：给第一页录入“甲单位”，给第二页录入“乙单位”给第三页输入“丙单位”等等。

　　(3)在数值单元或字符单元中输入数据。

　　(4)如果报表中有可变区，可变区初始只有一行或一列.需要追加可变行或可变列，并在可变行或可变列中输入数据。随着数据的输入，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果。如果报表有审核公式和舍位平衡公式，则执行审核和舍位。需要的话，做报表汇总和合并报表。

　　5.报表图形处理

　　选取报表数据后可以制作各种图形，如直方图、圆饼图、拆线图、面积图、立体图。图形可随意移动，图形的标题、数据组可以按照要求设置，图形可以打印输出。

　　6.打印报表

　　可控制打印方向，横向或纵向打印;可控制行列打印顺序;不但可以以设置页眉和页脚，还可设置财务报表的页首和页尾;可缩放打印;利用打印预览可观看打印效果。

　　7.退出

　　所有操作进行完毕之后，不要忘了保存报表文件，保存后可以退出 UFO系统。如果忘记保存文件，UFO在退出前将有提示。