职称计算机考试Excel知识点：数据库

　　数据库

　　1.输入和编辑记录

　　使用记录单输入数据

　　(1)首先建立数据库。

　　(2)在数据库中选择要添加数据的单元格。

　　(3)选择【数据】/【记录单】命令，打开【记录单】对话框，该对话框用它所在的工作表的名称命令。

　　(4)单击【新建】按钮，可新建一个空白记录单。

　　(5)在空白记录单输入需要添加的内容。在输入记录的过程中，敲击键盘中的Tab键，可下移一个字段，敲击Shift+Tab组合键，可上移一个字段。

　　(6)如果要继续添加记录，可再次单击对话框中的【新建】按钮，或者敲击键盘中的Enter键。

　　(7)输入完毕，单击【关闭】按钮即可。

　　使用记录单编辑记录

　　(1)在数据库中任选一单元格。

　　(2)选择菜单栏中的【数据】/【记录单】命令，打开【记录单】对话框。

　　(3)在对话框中拖曳文本框右侧的滚动条，或单击【上一条】按钮和【下一条】按钮，选择要修改的记录。

　　(4)完成修改后，单击【关闭】按钮，关闭【记录单】对话框即可。

　　(5)如果要删除数据库中的记录，在记录单对话框中选择要修改的记录。

　　(6)单击【删除】按钮，弹出提示框，询问是否删除所选记录。单击【确定】按钮即可将所选记录删除。

　　在记录单中使用条件格式

　　(1)在打开的数据库单击选择任一单元格。

　　(2)选择菜单栏中的【数据】/【记录单】命令，打开【记录单】对话框。

　　(3)在【记录单】对话框中单击【条件】按钮，则【记录单】对话框发生改变。

　　(4)在对话框中输入要搜索的条件。

　　(5)单击【表单】按钮，将返回记录单初始状态。

　　(6)单击【下一条】按钮，记录单中将显示符合条件的记录。

　　(7)继续单击【下一条】和【上一条】按钮，符合条件的记录将交替出现在【记录单】对话框中。

　　2.数据的排序

　　默认排序次序

　　数字：数字从最小的负数到最大的正数进行排序。

　　按字母先后顺序排序：在按字母先后顺序对文本项进行排序时，Excel从左到右一个字符一个字符地进行排序。

　　文本以及包含数字的文本

　　错误值：所有错误值的优先级相同。

　　空格：空格始终排在数字的后面。

　　按列进行排序

　　(1)打开数据库。

　　(2)选择要排序的单元格区域。

　　(3)单击【常用】工具栏中的【升序排列】按钮，当所选单元格区域旁边还有数据时，将弹【排序警告】对话框。

　　(4)如果选择【以当前选定区域排序】选项，则Excel将只对所选单元格中的数据按从小到大的顺序进行排序，其他列中的数值位置保持不变。

　　(5)如果选择【扩展选定区域】选项，则除了所选单元格区域的数据按从小到大的顺序排列外，数据库中的其他数据的位置也相应的发生了变化。

　　按行进行排序

　　(1)打开数据库，单击数据库内任一单元格。

　　(2)选择菜单栏中的【数据】/【排序】命令，打开【排序】对话框，数据库中的所有数据被全部选取。

　　(3)单击对话框中的【选项】按钮，可打开【排序选项】对话框，在该对话框中选择【按行排序】选项。

　　(4)单击【确定】按钮，返回【排序】对话框，在【排序】对话框中设置选项。

　　(5)单击【排序】对话框【确定】按钮，数据库中的第一行标题将按字母顺序进行排序。

　　3.筛选数据

　　自动筛选

　　(1)打开数据库，单击要进行筛选的区域中的单元格。

　　(2)选择菜单栏中的【数据】/【筛选】/【自动筛选】命令，则数据库中每个字段名右侧将出现一个向下的三角按钮。

　　(3)单击“涨跌(元)”字段右侧的按钮，弹出下拉列表。

　　(4)在下拉列表中选择“0.15”选项，则数据库中将只显示涨跌为0.15的股票记录。

　　(5)单击“(前10个)”选项，将弹出【自动筛选前10个】对话框。

　　(6)在左边的列表框中，选择【最大】选项;在中间的微调框中，输入数字“5”;在右边的列表框中，选择【项】选项。

　　(7)单击【确定】按钮，则数据库中将显示涨跌在前五名的股票记录。

　　自定义筛选

　　(1 打开“股票行情.xls”数据库，单击要进行筛选的区域中的单元格。

　　(2)选择菜单栏中的【数据】/【筛选】/【自动筛选】命令。

　　(3)单击数据库中“成交万股”字段右侧的，在弹出的下拉列表中单击“(自定义……)”选项，弹出【自定义自动筛选方式】对话框。

　　(4)在【自定义自动筛选方式】对话框中设置筛选的条件。

　　(5)【自定义自动筛选方式】对话框中，【与】选项代表与运算，也就是条件字段中的数据要同时满足两个条件;【或】选项代表或运算，也就是要求条件字段中的数据只要满足两个条件中的一条即可。

　　(6)单击【确定】按钮，则数据库中将显示筛选后的结果。

　　高级筛选

　　(1)开“股票行情.xls”数据库，单击“Sheet2”工作表标签，切换到“Sheet2”工作表中。

　　(2)在“Sheet2”工作表中建立条件区域。

　　(3)切换至“Sheet1”工作表中，选择A1—G15的数据区域，敲击键盘中的Ctrl+C键，对其进行复制。

　　(4)切换至“Sheet2”工作表中，单击A5单元格，敲击键盘中的键对数据区域进行粘贴。

　　(5)选择菜单栏中的【数据】/【筛选】/【高级筛选】命令，打开【高级筛选】对话框。

　　(6)在对话框中的【列表区域】文本框和【条件区域】文本框中输入数据区域和条件区域，单击【确定】按钮。

　　(7)若要保留原始数据，在工作表的其他区域显示筛选结果，则在【高级筛选】对话框点选【将筛选结果复制到其他位置】选项，此时，对话框中的【复制到】选项将成为可选状态。

　　(8)在【复制到】文本框中输入复制后的位置。

　　(9)单击【确定】按钮，则显示筛选后的结果。

　　4.分类汇总数据

　　(1)打开“生产统计A.xls”文档，单击数据库中的任一单元格。

　　(2)选择菜单栏中的【数据】/【分类汇总】命令，打开【分类汇总】对话框。

　　(3)在【分类字段】下拉列表中设置数据分类的标准，在【汇总方式】下拉列表中选择数据的汇总方式，在【选定汇总项】对下拉列表中设置要汇总的项目。

　　(4)单击对话框中的【确定】按钮，显示分类汇总后的数据效果。

　　要删除分类汇总，可在含有分类汇总的单元格区域的任一位置单击鼠标，再次选择【数据】/【分类汇总】命令，在【分类汇总】对话框中单击【全部删除】按钮即可。

　　5.应用列表

　　(1)打开要创建列表的数据库，单击数据库中任一单元格。

　　(2)选择菜单栏中的【数据】/【列表】/【创建列表】命令，打开【创建列表】对话框。

　　(3)在对话框中输入要创建列表的数据区域，单击【确定】按钮创建列表。

　　列表创建好了，还可以对其进行编辑：

　　(1)选择【视图】/【工具栏】/【列表】命令，显示【列表】工具栏。

　　(2)单击工具栏中的【列表】按钮，弹出下拉列表，可以进行插入行和列、删除行和列、排序、转换区域等操作。

　　(3)单击【切换汇总行】按钮，将在列表底端添加汇总行。

　　(4)此时可设置数据的汇总方式，如果要对“毛巾”一列的数据进行汇总，则单击C12单元格，此时C12单元格旁边将会出现一个 按钮，单击该按钮，弹出下拉列表。

　　(5)选择【求和】选项，所选单元格中将会显示计算后的结果。

　　对学生成绩进行排序并进行筛选

　　(1)打开“各科成绩统计.xls”文档。

　　(2)在数据区域单击任一单元格。

　　(3)选择菜单栏中的【数据】/【排序】命令，打开【排序】对话框。

　　(4)在【排序】对话框中设置要进行排序的字段。

　　(5)单击【确定】按钮，则Excel将对“英语”字段中的数据按升序进行排序，当英语成绩出现相同情况时，以“语文”成绩为依据按升序进行排序。

　　(6)对“数学”、“语文”、“英语”字段进行复制。

　　(7)单击“Sheet2”工作表标签，在“Sheet2”工作表中粘贴复制的字段。

　　(8)在字段下输入筛选条件，创建条件区域。

　　(9)切换至Sheet1工作表中，选择A1—G11数据区域，单击【常用】工具栏中的【复制】按钮，对其进行复制。

　　(10)在“Sheet2”工作表中单击A5单元格，单击【常用】工具栏中的【粘贴】按钮，对数据区域进行粘贴。

　　(11)选择菜单栏中的【数据】/【筛选】/【高级筛选】命令，在打开的【高级筛选】对话框中设置条件区域和数据区域。

　　(12)单击【确定】按钮，工作表中将显示符合筛选条件的记录。