2016年会计从业资格考试会计电算化考点总结：第三章第五节

　　第五节　会计电算化档案管理的基本要求

　　会计档案包括(多选)：以磁性介质存储在计算机中的会计数据‚计算机打印的书面形式的会计信息ƒ系统开发资料和会计软件系统应视同会计档案保管。

　　一、会计电算化档案管理的基本要求

　　1.概念：指以磁性介质存储在计算机中的会计数据和计算机打印的书面形式的会计信息。

　　2.范围：包括记账凭证、会计账簿、会计报表、会计软件系统开发中编制的各种文档程序和资料。

　　3.要求：符合国家统一的会计制度要求;

　　语言文字：必须采用中文或中文对照;

　　磁性保存：采用磁性介质保存的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

　　二、保存打印出的纸质会计档案

　　(一)需要打印

　　会计档案必须打印输出，以纸质形式按《会计档案管理办法》的规定进行保管。

　　①现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清月结， 业务量少无法满页打印可按旬打印。

　　②明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印;

　　③会计电算化后，在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般用“总分类科目余额、发生额对照表”替代，“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次;

　　④会计报表每月打印一次进行保管。

　　⑤一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季、或按年打印。

　　⑥记账凭证两种方式：手工填制记账凭证(先手写再录入)和机制记账凭证(直接录入)。

　　(二)可以不打印

　　1.具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报 财政部、国家档案局备案。

　　2.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案的保存期限与打印输出的书面形式的会计账簿、报表(手工账)相同。

　　签章与保管期限

　　1.存档的签章：

　　打印输出的账表，必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。(非单位负责人和档案管理员)多选

　　记账凭证上应有输入人员、审核人员和会计主管人员的签名或盖章。(多选)

　　2.会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限应按照会计档案管理办法的规定执行。(与手工相同)

　　三、系统开发资料和会计软件系统应视同会计档案保管

　　1.范围：会计电算化档案包括系统分析书、系统设计书、软件测试报告、各种编码说明、代码清单和各种解决方案

　　2.保管期限：软件停止使用或有重大更改之后的5年

　　3.软件系统在保管过程中注意版本升级的管理 。

　　结论：

　　电算化档案资料内容多于传统手工会计核算。

　　与手工档案的三方面区别：形式、存储介质、内容。(多选)

　　【例题·多选题】下列属于电算化会计档案的有(　)。

　　A.计算机中存储的会计账簿

　　B.打印输出的会计报表

　　C.会计核算软件

　　D.上机操作记录

　　【答案】ABC

　　【解析】电算化会计档案：纸质打印输出的会计档案、磁性存储的会计档案，程序开发相关资料。

　　四、制定与实施会计电算化档案管理制度

　　1.存档手续;

　　2.各种安全和保密措施;

　　3.档案管理员的岗位责任制度;

　　4.档案分类管理办法;

　　5.档案使用的各种审批手续;

　　6.各种文档的保存期限及销毁手续。

　　各会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限应按照《会计档案管理办法》规定执行。

　　五、会计电算化档案安全和保密措施

　　1.专人负责;

　　2.防磁、防火、防尘、防潮，重要会计档案异地双备份;

　　3.磁性介质资料定期复制;

　　4.原则上档案原件不得外借;

　　5.档案使用的各种审批手续。