商务英语信函写作原则

　　随着全球经济的发展和我国对外贸易不断开放，我们将在更多的领域特别是在经济和贸易领域全面与国际接轨，因此对外联系和信息交流的日趋频繁使得商务英语的使用越来越广泛，尤其是英文函电作为商务信息交流的主要手段，贯穿于外贸业务的全部流程，起着非常关键的桥梁和纽带作用。商务英语信函是国际贸易买卖双方用于联系业务、沟通商讯、咨询答复的主要途径和通讯手段，其主要作用在于：(1)索取或传递信息;(2)报盘或接受报盘;(3)处理业务磋商的各种问题。此外，有些信的目的仅仅是提醒收信人知道写信人的存在。然而， 撰写商务英语信函需在一定的原则指导下才能达到预期效果，相反，如果违背了既定原则，可能会给外贸工作造成意想不到的麻烦。商务英语信函写作需要遵循许多原则，本文基于笔者的实际工作经验进行了归纳总结，主要从清楚易懂原则、谦恭礼貌原则、简洁明了原则和正确完整原则(即“4C” 原则)进行叙述，深入阐释了“4C” 原则在商务英语信函写作中的具体运用。

　　1 清楚易懂原则(Clearness)

　　在商务英语信函中，清楚易懂原则是指清楚直接地传递写信者所要表达的信息，避免产生任何可能的误解而给双方贸易带来麻烦。清楚的表达一直是商务沟通的重要环节， 是商务英语写作追求的目标。如果收信人未能读懂写作者的意思，无论信函多么正确，语言多么漂亮，整篇信函都将毫无意义。甚至一封含糊不清，辞不达意的信函往往会引起误会，造成贸易损失。清楚易懂原则的运用技巧：

　　1.1 使用简短熟悉的常用词语。在进行贸易沟通时，无论是书面还是口头沟通都必须选用简单并且符合常规的表达方式， 避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。

　　1.2 有效地组织句子和段落结构。在写作中，应使用严密的文字，简单的表达。写信者的思维逻辑尤其重要，因此，在组织文字的段落上，应逻辑缜密，清晰围绕一个主题，逐步表达。句式的选择上，也应选择简单，直接的句式。句子和句子之间以及段落与段落之间，应使用必要的连词或短语使句子连贯，内容表达更为简洁，一目了然。试比较：A.

　　Will you please return the enclosed card and arrange a convenient time for an interview? B. At this time I am writing to you to enclose the postpaid appointment card for the purpose of arranging a convenient time when we might get together for a personal interview. 很明显，A 句要比B句表达清楚得多。

　　1.3 提供充分的事实、确切的数字、具体的细节等辅助表达方式。例如，The offer is subject to your reply received by us before May 17. 句中“May 17” 表达模糊，没有具体的时间。可改为“before 6 p.m. May 17our time.”

　　2 谦恭礼貌原则(Courtesy)

　　礼貌原则不仅仅表现为在语句中刻意加入类似“Please” 或“Thanks”等字样， 它在很大程度上表现为你是否重视对方观点，尊重对方的愿望和需要。在商务沟通技巧中，彬彬有礼的商务信函往往是贸易双方最主要、最锐利的武器。在商务往来中，难免会有争端、摩擦，此时礼貌的语言就成为化解争端的的润滑剂。谦恭礼貌原则的运用技巧：

　　2.1 始终保持“对方”的立场( “You”———attitude)。许多人在写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他的写作不同，商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果， 不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。例如：A. We allow you 5% discount for cash payment. B. You can enjoy 5% discount when you pay in cash. 其中B句话让对方对自己所得的利益一目了然，优于A 句。

　　2.2 使用虚拟语气等方法迂回地表达观点，提出要求。在商务英语信函写作中应时刻重视措辞方式， 为了促使公司间的贸易顺利开展，要使用婉转、礼貌使对方更容易接受的语句。例句比较：Please expedite the shipment of our orders as much as possible. 与We shall be much

　　obliged if you will expedite the shipment of our orders as much as possible.前句语气生硬，对方很难接受，不利于交易。后句中使用了虚拟语气和委婉语气，语气自然诚恳、礼貌得体，很容易为对方所接受。

　　2.3 使用技巧性的表达方式以达到不赞同对方意见的目的。当贸易双方出现不同意见时或纠纷时，应使用技巧性的语言表达，先同意对方的意见，再陈述自己的理由。如此一来，既考虑到对方的意见，又能坚持自己的原则。如：We thank you for your letter of August 8th , but regret very much being unable to accept your terms of payment.( 感谢贵方8 月8 日来函，但遗憾的是我们不能够接受贵方的付款方式。)

　　2.4 及时回复收到的每一封商务信函。作为一种沟通的重要手段，商务英语信函不仅要注重沟通的效果， 也要注重及时迅速地作出回复。因此无论什么时候收到信，都要立即回复以体现礼貌。